Claris Verbis

Хочу затронуть проблему, с которой большинство из нас периодически сталкивается — как управляться с большим количеством входящей почты.

Предположим, что вы работаете в компании с несколькими удаленными офисами, и обсуждение проектов ведется по почте. Или же ваш заказчик находится в другой стране в нескольких часовых поясах от вас — вы вынуждены общаться в основном посредством почты. Добавим сюда подписку на тематические группы и рассылки, разного рода автоматические уведомления, регистрации, личную переписку. К тому же большинство почтовых клиентов, в том числе онлайновых, позволяет хранить записную книжку, планировать встречи, задачи и т.д..

Весь этот поток информации надо как-то хранить и обрабатывать. Каждый по-своему решает данную задачу. Однако иногда бывает полезно узнать чужой опыт и чем-то воспользоваться. Поэтому расскажу о своей системе, а вы уж решайте, что из этого можно применить.

Основные концепции, которых я придерживаюсь (более подробно ниже):

• всегда держим папку “Входящие” пустой;
• создаем минимум дополнительных папок, тщательно продумываем структуру;
• минимизируем использование правил сортировки, раскладываем письма вручную;
• активно пользуемся флагами, метками и поиском;
• не удаляем старую почту;
• регулярно делаем резервную копию;

В качестве почтового клиента в нашей компании принят Outlook 2003. О нем и пойдет речь. Однако часть приемов можно распространить на любые другие программы, в том числе и web-почту.

Тщательно организуем папки

По умолчанию почти каждый почтовый клиент предоставляет папки Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные, Черновики и, возможно, Спам.

Постепенно, однако, мы создаем дополнительные папки под различные задачи, упомянутые выше. Входящие письма мы раскладываем по тематическим папкам. Это можно делать вручную или автоматически с помощью правил (фильтров) сортировки. О правилах я расскажу ниже, а здесь сосредоточимся на организации папок.

Сразу хочу сказать, что использовать стандартное для Outlook дерево папок мне кажется неудобным. Причина в его многоуровневой структуре: почтовые папки находятся внутри корневой папки Входящие, то же самое с подпапками других типов. Второе неудобство: почтовые папки сортируются по алфавиту, а не по назначению. И третье, вытекающее из второго: невозможно объединять в группы папки разных типов - письма, задачи, календарь.

Я нашел очень простой, как мне кажется, выход – использовать панель ярлыков (Shortcuts в англоязычной версии). Поясню картинкой:

На панели ярлыков можно создавать группы, а внутрь групп помещать ссылки на нужные вам папки любых типов. В частности, вы можете видеть, что мой Календарь, Задачи и Контакты находятся в одной группе Organizer. Это очень удобно – все рядом и на виду.

Второй плюс ярлыков: вся структура папок всегда развернута. Если какими-то папками я не пользуюсь сейчас, то могу спокойно удалить ссылки на них с панели ярлыков. При необходимости к ним можно вернуться, перейдя в режим дерева. Поэтому в закладках можно всегда держать только актуальные часто используемые папки. Единственное неудобство - это если нужных папок действительно много. Приходится создавать для них ярлыки по одной - другого способа я не нашел. Но это одноразовая задача.

Теперь расскажу, собственно, про группы и папки, которые использую.

Назначение группы Organizer, думаю, ясно – это все активности вне почты.

У меня здесь хранится:

Календарь - использую только по работе для планирования совещаний.

Цели - это, в общем, аналог задач, только в более глобальном смысле: я записываю в них все идеи и какие-то факты по определенным избранным темам.

Контакты - записная книжка на все случаи, с использованием категорий.

Кто-то может добавить сюда заметки (Notes), если они используются в работе, или ярлыки для еще каких-то папок произвольных типов. Например, ярлык на каждодневные задачи, если их ведете, или несколько отдельных записных книжек.

Следующая группа – это мои рабочие папки. Все они находятся в одной группе, что очень удобно.

В папке Projects хранится переписка по всем проектам, в которых я когда-либо участвовал в текущей компании. Я ничего не удаляю, так как периодически приходится поднимать очень старые письма, чтобы вспомнить какую-то дискуссию.

Далее идут 3 специальные поисковые папки (search folders). Первые две фильтруют письма, помеченный как задачи первого и второго приоритета (третий не вижу смысла заводить – туда я точно не буду заглядывать). Например, это письма, на которые я должен ответить (сейчас или чуть позже) либо задания по проекту. Третья фильтрует письма, которые ждут ответа от кого-то. Я всегда отмечаю такие письма, чтобы не забыть, что задал вопрос или жду информацию. Так как это поисковые папки, то они не хранят письма физически, а лишь показывают письма из других папок по определенным критериям. Для задач первого приоритета я использую красный флажок (follow up flag), для второго – синий, для ожидающих ответа – зеленый. Фактически письма по задачам обычно хранятся в папке Projects, а ожидающие – в папке Sent.

Еще один полезный прием. Иногда удобно бывает написать письмо себе самому, чтобы не забыть что-то сделать. Писать письмо на свой адрес неудобно. В Outlook можно завести под это задачу, но тогда она будет лежать в другой папке (Tasks), так как имеет другой тип. Это неудобно – придется регулярно просматривать две папки – письма и задачи. Для такой цели в Outlook есть специальная категория писем – Post (не знаю, как это слово перевели в русскоязычной версии). По сути это обычное письмо без поля To, которое при отправке сразу попадает в Inbox или любую другую выбранную папку. Я очень активно использую посты, когда что-то надо записать для выполнения на будущее. И также помечаю их флажками, чтобы видеть потом в поисковых папках с письмами. Письма от себя и от других, таким образом, не отличаются и лежат рядом.

Да, и, конечно, нельзя допускать, чтобы отмеченные письма залеживались надолго. Если задача сделана или ответ написан, отметку надо сразу снимать, иначе настанет уже путаница среди отмеченных писем. Я стараюсь не допускать в каждой категории более 15 писем (эмпирически выведенное оптимальное число). Лучше, когда еще меньше.

Memory я использую как папку для хранения справочных писем. Допустим, приходит информация от HR – новый шаблон заявления на отпуск. Мне он сейчас не нужен, но понадобится позднее. Кидать его в папку Projects со всей рабочей перепиской неудобно – потом трудно будет найти среди сотни тысяч писем. Для таких случаев и используется папка Memory. В ней всего несколько сотен справочных писем, к которым периодически обращаюсь. Поискать в них ключевое слово можно очень быстро. Или можно даже пролистать.

Оставшиеся три папки специфичны для моей компании – туда попадают письма, которые идут большим потоком от различных сервисов. В данном случае, Alarms – это уведомления о проблемах на продакшене, Check-in – уведомления о чекинах в хранилище кода, MosTime – группа, на которую пишем письмо, если нужно отлучится из офиса в рабочее время или в случае болезни, чтобы всегда было ясно, где отсутствующий сотрудник.

В перечисленные папки письма попадают автоматически с помощью правил сортировки. Поток очень большой, а используются они редко, поэтому раскладывать их вручную неудобно.

Следующая группа – собственно, стандартные почтовые папки: Входящие, Исходящие, Черновики, Отправленные, Удаленные и Спам-фильтр. Я поместил их для удобства в одну логическую группу. Использую на самом деле только Входящие для чтения новых писем и Отправленные – для пометки писем, ожидающих ответа.

И последняя группа – нерабочая, личная почта.

Здесь опять можете видеть поисковые папки, в которые попадают письма, отмеченные оранжевым и пурпурным флагами. Они используются для пометки личных писем, требующих ответа или какого-то действия. Здесь же, кстати, я записываю все вещи, которые надо не забыть сделать. Записи делаются в виде Post, складываются в папку Temp и отмечаются флагом. В последствии, после снятия флага запись остается в папке Temp и иногда может пригодиться вновь. Здесь я тоже ничего не удаляю.

Папка Automail создана для складирования разного рода автоматических писем от всевозможных блогов, форумов и социальных сетей. Помещаю их туда в основном тоже вручную. Исключением является Хабрахабр, от которого порой приходят сотни писем в день. Такие письма переносятся в Automail с помощью фильтра. У меня это единственная категория писем, с которых не снимается пометка “непрочтенное”, чтобы потом можно было зайти в папку и посмотреть новые комментарии.

Папка Registrations хранит письма с подтверждением регистрации на всех ресурсах, где у меня есть учетные записи. Если забыл логин/пароль к какому-то сайту, то поиском по этой папке он находится за несколько секунд. Если в письме нет пароля, то есть хотя бы адрес, с которым регистрировался - он тоже иногда забывается. На него, в случае утери, вышлют новый пароль.

Папка Private – это просто личная нерабочая переписка.

Ну и про папку Temp я уже сказал – сюда помещаются всевозможные письма, задачки и напоминалки вне перечисленных категорий, которые требуют какого-то действия. Они отмечаются флажком и становятся видны в поисковых папках. После выполнения нужного действия пометка снимается, а письмо остается в архиве. Непосредственно папку Temp я не просматриваю.

Создаем правила сортировки

Выше я упомянул, что использую правила сортировки для большого потока автоматических писем. Надо добавить, что этим использование правил и заканчивается. Есть люди, у которых настроены десятки и даже сотни правил, которые раскладывают письма по десяткам и сотням папок различной тематики. Я одно время тоже так поступал, но в последствии отказался от этой практики полностью. Расскажу почему.

Во-первых, при наличии большого количества сложных правил, которые еще иногда зависят одно от другого, довольно легко ошибиться, что может привести к потере важного письма или попаданию его не в ту папку.

Во-вторых, хранить письма по разным проектам в отдельных папках, конечно, можно, но смысла в этом особого нет. Все письма, которые требуют ответа или какого-то действия, помечены у меня флажком и поэтому видны в поисковых папках. После выполнения нужного действия флажок тут же снимается. Остальные письма по проектам нужны обычно для истории – поискать что-нибудь. Если они хранятся в разных папках, то при поиске надо сначала выбрать список папок. Это отнимает время. Поиск по одной папке будет быстрее. Можно возразить, что Outlook тормозит на папках с большим количеством писем. Согласен. Но если поиском пользоваться часто, то все благополучно кэшируется и при повторном заходе в папку открывается и ищется быстро. А если пользоваться редко, то можно и подождать немного.

Все входящие письма, попадающие в Inbox, я сразу перекладываю в нужную папку, выставляя при необходимости флаг. И делаю это вручную. Кажется сложным, но мне так намного удобнее. Утром я быстро просматриваю все новые письма. На некоторые отвечаю сразу и складываю в архив – папку Projects. Остальные также попадают в Projects и при необходимости могут быть отмеченными флагом, если отвечать надо, но сейчас некогда или если письмо требует что-то сделать по проекту. В результате после чтения всей почты папка Inbox остается пустой. В следующий раз я найду в ней только новые письма и опять разложу по нужным местам. Это на самом деле занимает очень мало времени. А если у вас письма сортируются автоматом, то все равно придется побродить по папкам в поисках непрочтенных.

Еще такой момент – у меня есть специальное правило, которое снимает флажок “непрочтенное” со всех входящих писем. Так как в папке Inbox всегда только новые письма, то флажок попросту не нужен.

И еще в Outlook есть всплывающее уведомление о новой почте – Desktop Alert. У меня он включен только для почты, идущей в папку Inbox. Это важно: я немедленно вижу лишь письма, которое могут потребовать срочного ответа (обычно видно по заголовку во всплывающем окне). Все автоматические письма, раскладываемые фильтрами, не вызывают показ уведомления. Так как порой я получаю автоматических писем несколько тысяч в день, отключенное уведомление позволяет не отвлекаться на них попусту.

Последнее замечание: иногда я открываю письмо в отдельном окне, щелкнув на окошко уведомления. Чтобы затем переместить его в одну из папок, не закрывая самого письма, можно использовать кнопку “Move To Folder”. При нажатии на нее выпадает список недавно использованных папок для переноса, и в 99% случаев там уже есть та папка, которая нужна. Рядом есть также кнопка пометки флагом:

Резервное копирование

В почте у меня хранится переписка за много лет и, что более ценно, записная книжка, цели и задачи и много справочной информации. Поэтому без резервного копирования я чувствую себя неуютно.

В Outlook есть одно большое неудобство: в нем отсутствует штатное средство автоматического резервного копирования.

Все данные хранятся в файле (файлах) с расширением PST. Для создания резервной копии необходимо скопировать лишь этот файл. Возможно, правда, вы используете Microsoft Exchange Server, тогда вся почта может храниться на стороне сервера и резервное копирование – это задача администратора. Если же это не так, необходимо вручную копировать PST-файл. Но проблема в том, что при запущенном Outlook файл скопировать невозможно – он открыт в эксклюзивном режиме. Поэтому всякого рода резервные копии по расписанию не сработают, если у вас всегда открыт Outlook. И чтобы сделать backup, необходимо закрыть приложение. А ведь об этом надо еще помнить. В общем, неудобно.

Немного поискав, я нашел два решения проблемы, которые на самом деле выглядят коряво, но других вариантов не вижу.

Во-первых, у Microsoft есть специальный плагин к Outlook, который как раз и выполняет резервное копирование.

Он добавляет в меню пункт Backup, в котором можно настроить имя файла копии, а также напоминалку с заданной периодичностью. Однако, напоминалка у меня почему-то не работает.

Само копирование выполнено оригинально. При старте выдается сообщение, что, к сожалению, копию можно сделать только после закрытия Outlook, поэтому оно будет произведено при ближайшем перезапуске. Без ручного вмешательства никак. Здесь, кстати, есть еще одна засада. Довольно часто после закрытия Outlook остается висеть в памяти и не собирается возвращать доступ к PST-файлу. Если же процесс убить, то есть вероятность некорректного закрытия файла и потери части данных. У меня, например, Outlook не закрывается при подключенном КПК с синхронизацией через ActiveSync. Пока КПК не отключишь – так и будет висеть. Иногда, правда, и без КПК не закрывается. В общем, очень неудобно, но как быть – не знаю

Есть способ полностью автоматического резервного копирования по расписанию. Но и он невозможен без закрытия Outlook.

Реализация очевидная: создается командный файл, в котором вызывается утилитка taskkill.exe, для которой выставляется задержка после посылки команды закрытия Outlook. Затем, когда он-таки закроется (либо его придется убить), копируется PST-файл и затем Outlook снова запускается. Все просто. Засада в том, что трудно найти время, когда можно будет запустить такое копирование. Я, например, часто работаю ночью и не буду рад, если Outlook закроется, когда я дописываю длинное письмо с результатами многочасовой работы. В общем, все решения половинчатые, но я смирился с этой и многими другими недостатками продуктов Microsoft.

Заключение

Рассказывая о приемах работы с почтой, я перечислил лишь часть возможностей Outlook. Даже несмотря не все недостатки, считаю его наиболее функциональным почтовым клиентом. Но знаю, что есть много приверженцев The Bat, Thunderbird или, скажем, онлайнового клиента Яндекс или Gmail. Интересно было бы услышать про их опыт.

И совершенно понятно, что моя система обработки почты часто меняется, приемы совершенствуются, и схема подстраивается под текущую специфику работы. Здесь не бывает идеальных правил, но зато есть опыт, который может пригодиться.